Алгоритм подготовки ответов на информационные запросы контролирующих и правоохранительных органов
23.05.2009
Агентство безопасности бизнеса «Пересвет»
Сайт: peresvet.od.ua
Одной из наиболее распространённых форм общения с контролирующими и
правоохранительными органами является официальная переписка, т.е.
подготовка письменных ответов на их официальные запросы.
При подготовке указанной корреспонденции руководитель предприятия должен учесть следующие особенности:
- законы Украины (при наличии соответствующих поводов и оснований)
действительно позволяют «органам» истребовать у Вашего предприятия
интересующую их информацию;
- в подавляющем большинстве случаев истребованные «контролёрами» данные
являются коммерческой тайной и/или конфиденциальной информацией Вашей
фирмы либо Ваших деловых партнёров;
- законы Украины регламентируют конкретные сроки предоставления ответов
на запросы каждого из контролирующих и правоохранительных органов;
- нарушение сроков предоставления ответов на официальные запросы, либо
неполное предоставление Вами истребованной информации, либо письменный
отказ в предоставлении информации без исчерпывающего юридического
обоснования принятого решения являются основанием для проведения
«контролёрами» на Вашем предприятии внеплановой проверки.
Вместе с тем, скажите, застрахованы ли Вы от того, что данный запрос не
написан под диктовку Вашего конкурента и не являться его «информационным
заказом». Конечно же – не застрахованы.
Уверены ли Вы в том, что истребованная информация необходима
представителю госоргана для защиты Ваших прав или интересов государства,
а не для последующего вымогательства или шантажа. Конечно же – не
уверены.
Вполне резонно возникает вопрос: «Каким образом правильно
себя вести предпринимателю, если он получил от контролирующего или
правоохранительного органа запрос о предоставлении информации?»
Первым и, на наш взгляд, главным правилом является своевременно и
правильно реагировать на все официальные запросы любого контролирующего
или правоохранительного органа. Ваши правильные действия при официальной
переписке, в последующем, могут либо создать предприятию дополнительные
«проблемы», либо защитить его законные права и интересы.
Вначале о сроках предоставления ответов на запросы контролирующих и правоохранительных органов. Как
указывалось выше, они чётко регламентированы действующим
законодательством, а, нарушая их, Вы тем самым можете создать
предпосылки для вполне законного проведения на предприятии внеплановой
проверки:
1. В соответствии с п.3) ст. 11-1 закона «О
государственной налоговой службе Украины» (№ 509-XII от 04.12.1990) и
п.3) ст.11 закона «О государственной контрольно-ревизионной службе
Украины» (№ 2939-XII от 26.01.1993) с изменениями и дополнениями ответ
должен быть предоставлен Вами не позднее 10 рабочих дней со дня
получения запросов указанных органов.
2. В соответствии с п. 2 ст. 12 закона Украины «Об
организационно-правовых основах борьбы с организованной преступностью»
(№ 3341-XII от 30.06.1993) с изменениями и дополнениями, ответы на
официальные запросы спецподразделений СБУ и МВД по борьбе с коррупцией и
организованной преступностью должны быть предоставлены Вами немедленно,
а если это невозможно, то не позднее, чем в течение 10 суток.
3. Проведение проверок прокурором, следователем,
органами дознания (к категории которых принадлежат оперативно-розыскные
подразделения правоохранительных органов) по заявлениям и сообщениям о
преступлениях в соответствии со ст. 97 УПК осуществляется в течение 10
дней, в том числе, путём истребования необходимых документов. В данном
случае истребованная информация должна быть предоставлена в сроки,
непосредственно указанные в запросе. Ї
4. Предоставление ответов на запросы всех остальных
контролирующих и правоохранительных органов осуществляется с учётом
требований ст. 33 закона Украины «Об информации» (№ 2657- XII от
02.10.92) с изменениями и дополнениями. Срок изучения Вами запроса на
предмет возможности его удовлетворения не должен превышать 10
календарных дней. За данный период Вы обязаны письменно уведомить
инициатора запроса о том, что его запрос будет исполнен в установленный
законом срок либо предоставить мотивированный и юридически обоснованный
отказ в предоставлении информации. Общий срок исполнения запроса не
должен превышать одного месяца.
С учётом практического опыта полагаем целесообразным:
1. При получении официального запроса по почте, обязательно
зарегистрируйте его в журнале регистрации входящей корреспонденции с
указанием номера и даты. Помните, что с этого дня пошёл отсчёт времени
на предоставление Вашего ответа. Иногда в официальном запросе
указываются Ф.И.О. и контактный телефон его непосредственного
исполнителя. Позвоните ему и сообщите о том, что запрос Вами получен, а
«ответ он получит в установленном законом порядке».
В случае, если запрос будет Вам доставлен нарочным (одним
из сотрудников подразделения – инициатора), то после регистрации
полученного документа в журнале регистрации входящей корреспонденции, на
втором экземпляре запроса (который остаётся у инициатора), поставьте
свой входящий номер, дату его получения, свою подпись, с указанием
занимаемой должности и Ф.И.О.
При поступлении от «контролёра» требований/просьб предоставить ответ
«немедленно» или «ускорить» его исполнение, тактично сошлитесь на
болезнь главного бухгалтера, занятость персонала, неисправность ксерокса
и т.п., а также на сроки предоставления информации, регламентированные
действующим законодательством.
В данном случае есть одно исключение – предоставление информации на
официальные запросы спецподразделений органов СБУ и МВД по борьбе с
коррупцией и организованной преступностью (см. выше). В случае, если в
документе, поступившем от них, изложены законные повод и основания
истребования информации, Вы обязаны руководствоваться п. 2 ст. 12 закона
Украины «Об организационно-правовых основах борьбы с организованной
преступностью».
Но и в этом случае Ваш главный бухгалтер может быть болен, а документы
находиться в его закрытом сейфе. В подобной ситуации закон позволяет Вам
дать ответ на запрос не позднее, чем в течение 10 суток.
Если официальный запрос доставлен нарочным, не позволяйте его принимать
секретарю. Специфика работы и загруженность, а порой, рассеянность
секретарей, может создать ситуацию, когда данный документ попадёт к Вам
лишь через несколько дней. Поэтому целесообразно определить круг
должностных лиц предприятия, уполномоченных на общение с «контролёрами».
Как правило, таковыми являются сам директор, один из его заместителей,
юрисконсульт либо начальник службы безопасности предприятия.
Если в штате предприятия есть начальник службы безопасности, эту функцию
целесообразно возложить на него. При получении запроса, в процессе
общения с нарочным, он сможет почувствовать «суть проблемы», получить
дополнительную информацию, а при необоснованных притязаниях «контролёра»
- дать ему правильный ответ.
Самое главное, чтобы после получения информационного запроса директор
предприятия сразу же был поставлен в известность и ознакомлен с
поступившим документом. После чего, на документе ставится резолюция
директора об исполнении запроса с указанием ответственного за это лица и
даты предоставления проекта официального ответа на подпись
руководителю.
2. Далее необходимо убедиться в том, что поступивший в Ваш адрес запрос исполнен на
официальном бланке госоргана, имеет необходимые реквизиты (исходящий
регистрационный номер, дату), подписан соответствующим
руководителем/заместителем (а не оперработником) и утверждён печатью.
3. Следующим этапом является изучение содержания запроса и вывод о законности требований «органов» по предоставлению информации.
В поступившем к Вам запросе обязательно будут делаться ссылки на статьи
законов. Хочу предостеречь: не полагайтесь на свою память и знания норм
права. Не поленитесь, откройте эти законы и освежите в памяти требования
статей, на которые ссылаются «контролёры».
Как показывает практика, либо по юридической безграмотности, либо
умышленно, представители оперативно-розыскных подразделений СБУ и МВД в
своих запросах ссылаются лишь на удобные им статьи законодательства,
действительно регламентирующие их права получать от Вас информацию,
игнорируя тот факт, что реализовать данные права они могут только при
наличии поводов и оснований, предусмотренных ст. 97 УПК, ст. ст. 6, 8, 9
закона «Об оперативно-розыскной деятельности», п. 17 ст. 11 закона «О
милиции».
При этом, подобные контролёры совершенно не учитывают Ваши права,
защищаемые ст.ст. 19 и 64 Конституции Украины, ст.ст. 25, 36, 162
Хозяйственного Кодекса Украины, ст.ст. 200, 505-508 Гражданского Кодекса
Украины, 231-232, 361-363 Уголовного Кодекса, ст.ст. 30, 32, 33, 38,
46, 47 Закона Украины "Об информации", ст.ст. 2, 3, 4, 6, 8, 11 Закона
Украины «О защите информации в информационно-телекоммуникационных
системах», ст.ст. 16-19 Закона Украины «О защите от недобросовестной
конкуренции», ст.ст. 6, 8, 9 Закона Украины «Об оперативно-розыскной
деятельности», ст. 11 Закона Украины «О милиции», ст.ст. 11, 12, 14
Закона Украины «О государственной контрольно-ревизионной службе в
Украине», ст.ст. 11, 11-1, 11-2, 13 Закона Украины "О государственной
налоговой службе в Украине", ст.7 Указа Президента Украины N 817/98 от
23.07.98г. ("О некоторых мерах по дерегулированию предпринимательской
деятельности").
Имели место факты, когда отдельными оперработниками при подготовке
информационных запросов делались ссылки на нормы права, которые либо
претерпели серьёзные изменения, либо были отменены законодателем.
4. С учётом изложенного и пишется проект ответа на запрос «органов». При этом, если требования о предоставлении информации, сформулированные в запросе, являются незаконными,
необходимо свой отказ в предоставлении сведений корректно мотивировать,
ссылаясь на конкретные статьи законов, нарушаемые «контролёрами». В
своём ответе не стесняйтесь цитировать данные статьи. При этом Вы также
можете делать ссылки на то, что на предприятии введено «Положение о
коммерческой тайне и конфиденциальной информации», а истребованная
информация как раз подпадает под указанную категорию и защищается Вами в
соответствии с правами, предоставленными ст. 19 Конституции Украины,
ст.ст. 36, 162 Хозяйственного кодекса, ст.ст. 200, 505-507 Гражданского
кодекса, ст.ст. 30, 38, 45 закона Украины «Об информации».
Если требования в поступившем запросе являются правомерными,
то ответ на него должен быть полным, конкретным и не должен содержать
ничего лишнего.
Если запрос «контролёров» содержит как правомерные, так и неправомерные
требования по предоставлению информации, то в своём ответе на него в
полном объёме удовлетворите законные требования, но одновременно дайте
мотивированный и обоснованный с точки зрения законов отказ на
неправомерные требования.
При подготовке ответов на запросы необходимо учесть, что действующее
законодательство не даёт права представителям «органов» истребовать у
Вас оригиналы документов о финансово-хозяйственной деятельности
предприятия, которые они могут получить только по решению суда (п.9
ст.11 закона «О государственной налоговой службе Украины», п.4) ст. 8
закона «Об оперативно-розыскной деятельности», п. 24) ст. 11 закона «О
милиции», п.4) ст.10 закона «О государственной налоговой службе
Украины») или в процессе производства выемки по возбуждённому уголовному
делу.
Правильным будет, если свой ответ Вы окончите фразой: «Наше предприятие
готово к дальнейшему сотрудничеству, но только в рамках действующего
законодательства Украины».
Если подготовленный Вами ответ на запрос «органов» содержит
ксерокопии истребованных документов, то их необходимо оформить в
качестве приложения.
В ответе на запрос укажите, что неотъемлемой его частью является
приложение, а также - сколько и каких ксерокопий документов Вы
прилагаете, количество листов в каждой из ксерокопий документов, общее
количество листов во всех ксерокопиях приложения.
Причём, количества страниц в каждом из ксерокопированных документов и во
всём приложении целесообразно указывать цифрой и прописью.
Каждую из страниц приложения пронумеруйте в хронологической
последовательности по возрастающей, заверьте своей подписью с датой и
печатью фирмы.
Подготовка Вами корреспонденции таким образом исключает
подделку документов с помощью ксерокса или компьютера, а также
предъявление Вам обвинений в неполном предоставлении истребованной
информации, иные неприятности, которые могут возникнуть, в случае утраты
Вашего ответа или приложений к нему самими сотрудниками «органов» (что,
к сожалению, случается).
5. Ответ на запрос и приложение к нему
изготовьте в двух экземплярах и зарегистрируйте оба экземпляра в журнале
регистрации исходящей корреспонденции (с конкретным исходящим номером и
датой).
6. Подпишите оба экземпляра ответа у директора предприятия.
7. Отправьте один экземпляр ответа на запрос в адрес «контролёров», а второй экземпляр храните у себя.
В данном случае также имеются особенности, которые необходимо учесть:
- если Вы отправляете ответ по почте, то это необходимо делать
обязательно через почтовую компанию с уведомлением о вручении адресату,
т.к. письма имеют свойство «теряться», а Вас могут обвинить в
непредоставлении информации. При этом целесообразно хранить на
предприятии документы, подтверждающие факт отправки Вами ответа и
почтовое уведомление о его вручении адресату;
- если Вы отправляете ответ нарочным (с помощью представителя фирмы),
выдайте ему оба экземпляра данного документа. По прибытии в
контролирующий или правоохранительный орган Ваш нарочный должен
пригласить сотрудника секретариата (канцелярии), который при получении
первого экземпляра ответа должен предварительно проверить наличие в нём
всех листов (включая приложение), зарегистрировать в журнале входящей
корреспонденции, а на втором экземпляре, остающемся у Вас, поставить
свой входящий регистрационный номер, дату получения документа и
расписаться.
На практике, зачастую происходит нарушение установленных правил:
сотрудник секретариата (канцелярии) расписывается во втором экземпляре
ответа, остающемся у Вас, указывает в нём дату получения документа и
заверяет свою подпись какой-либо печатью органа, к примеру «для
пакетов». Впрочем, этого достаточно. Вы не обязаны знать ведомственные
инструкции по организации делопроизводства в каждом из котролирующих и
правоохранительных органов.
8. Всю документацию, имеющую отношение к переписке с контролирующими и
правоохранительными органами необходимо хранить (Ваши журналы
регистрации входящей и исходящей корреспонденции, все запросы органов и
Ваши экземпляры ответов на них, уведомления и счета почтовых компаний,
используемых Вами для доставки корреспонденции «контролёрам»).
Не забывайте, что всё это может Вам понадобиться при обжаловании
неправомерных притязаний на всех уровнях, вплоть до судебного
разбирательства.
В данной статье автором изложена субъективная точка зрения,
которая не претендует на совершенство. Она основана на его знаниях в
области действующего законодательства Украины, личном практическом опыте
и передовых технологиях, используемых в сфере оказания услуг по
обеспечению безопасности предпринимательства.
ИНФОРМАЦИОННЫЙ ЗАПРОС
Исх. № 21/333 от 14.09.2006р.
Директору ООО «ДОБРОБУТ»
г-ну Ткаченко В.А.
На основании ст.12 Закона Украины «Об организационно-правовых основах
борьбы с организованной преступностью» прошу Вас направить в наш адрес
заверенные печатью и подписью директора предприятия копии следующих
документов:
• регистрационно-учредительная документация ООО «ДОБРОБУТ» (устав,
учредительный договор, приказы, должностные инструкции, дополнения к
уставу, список должностных лиц);
• сведения (справку) об имуществе, находящемся на балансе предприятия, и
имущественных правах ООО «ДОБРОБУТ» с указанием первоначальной и
остаточной стоимости, а так же активах предприятия за 2005-2006 г.г.;
• договора, соглашения, контракты, и дополнения к ним за 2005-2006 г.г.;
• копии актов проверок ООО «ДОБРОБУТ» государственной налоговой службой за 2005-2006 г.г.;
• счета №№ 764 от 23.10.05, 812 от 15.12.05, 23 от 21.01.06, 334 от 13.04.06, 524 от 15.08.06;
• сведения о валовом годовом обороте ООО «ДОБРОБУТ» с 01.01.2005г. с пояснительной запиской.
На основании п.п. «б» п. 2 ст. 12 Закона Украины «Об
организационно-правовых основах борьбы с организованной преступностью»
документы и информация должны быть предоставлены немедленно, а если это
невозможно - не позднее 10 суток. На основании ст. 33 Закона Украины «Об
информации» сроки изучения запроса на предмет возможности его
удовлетворения не должны превышать десяти календарных дней.
Начальник УБОП УМВД Украины
в Черкасской области
полковник милиции Павлов А.П.
ПРОЕКТ ОТВЕТА НА ЗАПРОС
Вих. № 34-09/06 від 04.09. 2006р.
Начальнику УБОЗ УМВС України
в Черкаській області
полковнику міліції Павлову О.П.
Шановний Олексію Петровичу!
Ваш запит від 14.09.2006р. за № 21/333 керівництвом ТОВ „ДОБРОБУТ”
уважно вивчений. Інформуємо про те, що діюче законодавство України не
дозволяє прийняти позитивне рішення щодо його задоволення.
Як Вам відомо, згідно до ст. 4 Закону України „Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю” (№ 3341-ХІІ від 30.06.1993р. із змінами та доповненнями) спеціальні підрозділи по боротьбі з організованою злочинністю свою діяльність здійснюють згідно до вимог вказаного Закону, Конституції України, Кримінально-процесуального кодексу України, законів України „Про оперативно-розшукову діяльність” (№ 2135-ХІІ від 18.02.1992р.), „Про міліцію” (№ 565-ХII від 20.12.1990р.) із змінами та доповненнями та іншими законодавчими актами України.
Разом з тим вважаємо, що загальне посилання на ст.12 Закону України „Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю” (як викладено за текстом у запиті виконавця Іванова Ю.П. від 14.09.2006р. за № 21/333), не є підставою щодо витребування інформації, яка складає, в тому числі, комерційну таємницю ТОВ „ДОБРОБУТ” і наших ділових партнерів.
Незаконність викладених Івановим Ю.П. вимог підтверджується ігноруванням наступних норм чинного Законодавства України, яке регламентує діяльність спецпідрозділів МВС.
Так, відповідно до п.4 ст.8 Закону України „Про оперативно-розшукову діяльність” оперативним підрозділам надається право ознайомлюватися з документами та даними, що характеризують діяльність підприємств, вивчати їх, виготовляти копії з таких документів, тільки за умов законних підстав, які викладені в ст. 6 Закону. Крім того, відповідно до ст.9 того ж Закону, з метою гарантування законності під час здійснення оперативно-розшукової діяльності, „у кожному випадку наявності підстав для проведення оперативно-розшукової діяльності заводиться оперативно-розшукова справа...”.
Незважаючи на зазначене, в запиті від 14.09.2006р. за № 21/333, яких-небудь законних підстав щодо надання інформації, згідно до Закону України „Про оперативно-розшукову діяльність” або вимог кримінально-процесуального законодавства, не вказано.
Запит від 14.09.2006р. за № 21/333 також порушує вимоги п.17 ст.11 Закону України „Про міліцію”, в тієї її частині, що „… одержання на письмовий запит відомостей є можливим лише у випадку знаходження в провадженні справи про злочин”.
Якщо вважати запит від 14.09.2006р. за № 21/333 за проведення, таким чином перевірки, то він порушує вимоги п.24) ст.11 Закону України „Про міліцію”, який регламентує, що „…органи міліції вправі приступити до проведення перевірки суб’єктів господарської діяльності за умови наявності направлення на перевірку, яке складається за формою, встановленою Міністерством внутрішніх справ України. У направленні на перевірку зазначаються дата його видачі, назва підрозділу міліції, мета, вид, підстави, дата початку та дата закінчення перевірки, посади, завдання та прізвища посадових осіб підрозділу міліції, які проводитимуть перевірку. Направлення на перевірку є дійсним за умови наявності підпису керівника підрозділу міліції, скріпленого печаткою органу міліції”.
Інформуємо, що ТОВ „ДОБРОБУТ” регулярно перевіряється органами державної податкової служби згідно до їх робочих планів та чинного законодавства, про що складені відповідні акти. Наше підприємство своєчасно надає документи податкової звітності, із змістом яких Ви маєте можливість ознайомитися у встановленому порядку.
Вважаємо за необхідне в наших подальших взаємовідносинах враховувати вимоги:
- ст. 22 Закону України „Про організаційно-правові основи боротьби з організованою злочинністю”( „... відносини, що виникають у сфері боротьби з організованою злочинністю між державними органами та юридичними особами, будуються на принципах законності, справедливості та максимального забезпечення прав і законних інтересів фізичних та юридичних осіб”);
- ст.19 Конституції України („…правовий порядок в Україні грунтується на засадах, відповідно до яких ніхто не може бути примушений робити те, що не передбачено законодавством. Органи державної влади та органи місцевого самоврядування, їх посадові особи зобов’язані діяти лише на підставі, в межах повноважень та у спосіб, що передбачені Конституцією та Законами України”).
Зважаючи на те, що наше підприємство будує свою діяльність виключно в
правовому полі, повідомляємо, що ТОВ „ДОБРОБУТ” готове до подальшої
співпраці тільки в межах чинного законодавства України.
З повагою,
Директор Ткаченко В.А.
Автор: Лянной Геннадий Леонидович
Директор Агентства безопасности бизнеса "Пересвет"
тел.: 8(0482) 37-55-18
Украинское антирейдерское движение