- зареєструвати лист (запит) у книзі реєстрації вхідної кореспонденції;
- уважно вивчити отриманий запит;
- пересвідчитися, що у запиті проставлені його номер та дата;
- звернути увагу на наявність підпису і печатки на документі;
- звернутися до юриста.

Усталена практика свідчить, що за наявності вихідного номера і дати документа, оформленого на бланку органу виконавчої влади, печатка, як правило, не проставлена. Однак нормативного обґрунтування такому потуранню немає. Навпаки, підпунктом 4.6.1 розділу 4 Примірної інструкції з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади, затв. ПКМУ від 17 жовтня 1997 р. N 1153 (далі по тексту - інструкція з діловодства, затв. ПКМУ N 1153) встановлено:

"4.6.1. Засвідчення документів здійснюється шляхом їх підписання, затвердження та проставлення печатки”. На відсутність печатки (за наявності всіх інших реквізитів оформленого на бланку органу документа), як правило, "заплющують очі”. Але при гострому небажанні відповідати на запит контролюючого/правоохоронного органу по суті, як крайній захід можна навести вказану вище норму. Однак потрібно розуміти, що даний контрзахід не є основним, а тим більше – панацеєю.

Звернути увагу на наявність або відсутність проставлених від руки прийменника "за” або косої риски перед найменуванням посади особи, що підписала документ.

Згідно з абз. 2 підпункту 4.6.9 розділу 4 інструкції з діловодства, затв. ПКМУ N 1153
"Не допускається підписання документа з прийменником "за” або проставленням косої риски перед найменуванням посади”. Часто замість особи, прізвище, ініціали і посада якої вказані під документом (як правило, начальник відповідного органу), документ підписують не уповноважені на те особи або особи, в межі компетенції яких не входить підписання таких документів. У цих випадках перед найменуванням посади такою особою і ставиться коса риска або прийменник "за”. Підпис при цьому не відповідає вказаному на бланку прізвищу. У таких випадках можна відмовляти у відповіді на запит по суті, посилаючись на підписання отриманого документа невстановленою особою.

Потрібно розуміти різницю між прийменником "за” і скороченням "заст.” - заступник. Скорочення "заст.” і "в. о.” (виконуючий обов’язки)при підписанні документів є допустимими.

Звернути увагу на перелік нормативно-правових актів, наведених як юридичне обґрунтування вимог запиту. Відкрити в першоджерелі кожну із вказаних в запиті норм і перевірити, чи стосується вона суті запиту.

Часто наведені посилання на нормативно-правові акти не мають ніякого стосунку до суті запиту. Їх нагромадження покликане лише створити ілюзію правомірності сформульованих вимог. Крім того, широко розповсюджена практика посилань на статті НПА, що містять повний перелік прав органів, без зазначення конкретного пункту (норми), що регламентує конкретну вимогу.

Приклад широко розповсюдженого некоректного посилання на нормативно-правовий акт: "На підставі ст. 11 Закону Україні "Про міліцію” прошу надати наступні документи...”
Якщо відкрити вказану в такому запиті статтю Закону, можна побачити, що в ній наведений повний перелік прав, якими міліція наділена - від права вимагати припинення порушень громадського порядку до права носити зброю (що не має ніякого стосунку до витребування документів). Якщо ж пошукати пункт вказаної статті, що відповідає сформульованій в запиті вимозі, з певною мірою наближення, можна виділити лише пункти 17 і 24 ст. 11 Закону України "Про міліцію”.  Однак у першому з них (п. 17 ст. 11 Закону України "Про міліцію”) йдеться про отримання від підприємств, установ і організацій незалежно від форм власності й об’єднань громадян на письмовий запит відомостей, необхідних у справах про злочини, які знаходяться у провадженні міліції. У наведеному ж як приклад запиті номер розслідуваної кримінальної справи не згаданий. На що і потрібно вказати у відповіді на отриманий запит.

У другому з відмічених пунктів (п. 24 ст. 11 Закону України "Про міліцію”), які можуть служити підставою витребування документів, регламентоване витребування оригіналів документів, що свідчать про правопорушення (ніяких інших) за рішенням суду, і виготовлення копій таких документів за рахунок відповідного органу міліції. При цьому документи витребуються і вивчаються при проведенні перевірок за місцезнаходженням підприємства з пред’явленням направлення на перевірку (детальніше про перевірки органів внутрішніх справ див. у відповідному розділі).

Висновок. У разі відсутності в запиті конкретної норми, що регламентує вимоги запиту, вимоги не задовольняються по суті. У відповіді проводиться роз’яснення, в яких випадках документи можуть бути видані і наводяться підстави незадоволення запиту. Зробити правовий аналіз кожної вказаної в запиті норми й указати на помилковість або некоректність її наведення у конкретному випадку витребування оригіналів або копій документів.

Вимога про надання інформації і копій документів може бути правомірною, якщо в запиті наведені такі посилання:

• вказаний п. 17 ст. 11 Закону України "Про міліцію” і наведений номер кримінальної справи. У цьому випадку інформацію, яку витребують, доцільно надати, оскільки це вказує на розслідування органами міліції кримінальної справи. Якщо інформація, яку витребують, і копії документів надані не будуть, слідчий має право винести постанову про здійснення виїмки оригіналів.
• вказана ст. 97 КПК і наведений реєстраційний номер заяви/повідомлення про злочин, зареєстрованої в Журналі реєстрації заяв і повідомлень про злочини (абревіатура ЖРЗПЗ) згідно з Інструкцією про порядок приймання, реєстрації та розгляду в органах і підрозділах внутрішніх справ України заяв і повідомлень про злочини, що вчинені або готуються, затв. наказом МВС від 14.04.2004 р. N 400. У цьому випадку запит вказує на проведення дослідчої перевірки (що проводиться до порушення кримінальної справи), результатом якої має стати винесення одного з двох процесуальних документів – постанови про порушення кримінальної справи або постанови про відмову в її порушенні.